千阳县档案馆
关于2023年到期档案移交程序及相关要求的通知

各镇党委、镇人民政府，县委和县级国家机关各部门，各人民团体：

根据《中华人民共和国档案法》第三章第十条、《档案法实施办法》第三章第十三条规定，属于县级国家综合档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起，满10年的具有永久、30年（包括30年）保存价值的档案，必须向县档案馆移交和保管。根据《宝鸡市〈归档文件整理规则〉实施细则》要求，自2018年开始，所有进馆档案必须采用“双套制”，即在移交纸质档案的同时必须同步移交纸质档案数字化成果。现就2023年到期档案移交程序及相关要求通知如下：

一、档案交接前准备工作

（一）扎实做好纸质档案的自查自纠工作。

1.仔细检查档案是否完整、有无破损、丢页的现象，全宗分类是否准确，卷内文件与编号排列是否规范，卷内目录，备考表是否填写规范。

2.采用卷归档的档案：填写完整的案卷封面，编制案卷目录。案卷封面的主要项目有：全宗名称、案卷标题、文件起止日期、卷内件数、保管期限、全宗号、案卷号均应用签字笔或碳素笔填写清楚完整。案卷目录即指案卷的名称，案卷目录的主要项目有：案卷顺序号、案卷标题、卷内文件起止日期、卷内文件张数、保管期限、备注等（用阿拉伯数字填写）。案卷目录一式二份，本单位存放一份，档案馆交一份，目录电子版同目录一起移交档案馆。

3.采用档案盒归档的档案：档案盒应填写完整、规范、并编制归档文件目录。档案盒封面应标明全宗名称。在盒脊设置全宗号、年度、保管期限、起止件号等必备项，并设置机构（问题）等选择项，（见附件2）盒脊必须填写。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，起件号填写在上格，止件号填写在下格，为便于操作，件号不足4位时，前面可不补“0”。填写档案盒盒脊时，应使用碳素墨水或黑色油墨，各项目要按照要求填写齐全。归档文件目录使用电子表格进行编制。目录表格采用A4幅面，页面宜横向设置（见附件3）。 归档文件目录除保存电子版本外，还应打印装订成册。装订成册的归档文件目录，应编制封面（附件4）。封面设置全宗号、全宗名称、年度、保管期限、机构（问题），其中全宗名称即立档单位名称，填写时应使用全称或规范化简称。归档文件目录按年区分保管期限装订成册。归档文件目录一式二份，本单位存放一份，档案馆交一份，目录电子版同目录一起移交档案馆。

4.编制移交归档文件目录及封面、移交封面（附件5）。统一使用深红色A4横版目录夹装订成册，一式两份，向档案馆移交一份，本单位留存一份。目录夹册脊样式参见（见附件6）。

（二）高质量做好纸质档案数字化加工工作。

根据《宝鸡市〈归档文件整理规则〉实施细则》要求，自2018年4月开始，所有移交进馆档案必须采用“双套制”，即在移交纸质档案的同时，必须同步移交纸质档案数字化成果。各立档单位在做好纸质档案自查后，对纸质档案按照《千阳县档案馆纸质档案数字化成果接收标准（千档发﹝2022﹞13号）》要求，进行数字化加工，并对加工成果按照30%比率进行抽检，抽检合格后，将数字化成果一并移交县档案馆。

（三）档案“双套制”移交进馆的标准和要求。

1.档案归档质量要符合标准要求。立档单位在移交之前，要对本单位的档案进行一次全面自查，进行规范化整理，确保归档文件分类清楚、保管期限划分准确、编目完备。一是对2003年前的文书档案依照《机关档案工作业务建设规范》，以“卷”为单位整理；2003年后（含2003年）归档文件，以“件”为单位整理，必须符合宝鸡市档案局2018年制定的《宝鸡市〈归档文件整理规则〉实施细则》；二是编制完善检索工具。档案在移交时，须编制完善检索工具。以“卷”为单位整理的档案编制归档文件案卷目录，以“件”为单位整理的档案编制归档文件目录，目录格式参照《宝鸡市〈归档文件整理规则〉实施细则》（2018）目录编制要求。编制归档文件案卷目录和归档文件目录电子版必须统一使用与县档案馆使用的档案管理软件相匹配的档案管理软件进行著录；三是案卷目录和文件目录中如有涉密文件必须在“密级”字段中标注该文件的密级，不能遗漏。目录（纸质版和电子版）一式两份，一份留原单位，以备日后查阅使用，一份移交县档案馆，以确保进馆档案的有效利用；

2.档案数字化成果须符合《宝鸡市档案馆纸质档案数字化成果接收标准》。根据宝鸡市数字档案馆创建要求和国家智慧档案馆创建标准，中共宝鸡市委办公室、宝鸡市人民政府办公室以宝办发（2016）71号文件下发了《关于推进数字档案馆（室）创建工作的实施意见》，我县2017年以中共千阳县委办公室、千阳县人民政府办公室千办发（2017）40号文件制定下发了《关于推进我县数字档案馆（室）创建工作实施意见》，意见要求到2020年县档案馆完成馆藏档案数字化加工，各镇和县级部门完成室藏档案数字化加工。因此，各立档单位对本单位档案完成规范化归档整理后进行数字化加工，并对数字化成果包括纸质档案数字化目录数据、全文图像数据（jpg图像、pdf文件）等对照《宝鸡市档案馆纸质档案数字化成果接收标准》进行自查，符合接收标准后，在移交纸质档案时同步移交纸质档案数字化成果。

3.健全完善《全宗卷》编辑。档案《全宗卷》是单位档案历史记载，从单位档案机构建立之日起编辑，每年续编。内容包括：本单位组织机构沿革、全宗介绍、档案分类方案、档案归档范围、保管期限表、大事记、档案形成及变动情况、档案利用效果实例等与档案有关的资料。立档单位在移交档案时同时移交《全宗卷》。

二、移交进馆档案的程序

（一）移交范围

1.原则上2012年（含2012年）以前各单位在工作职能行使中形成的具有永久、长期（30年）保存价值的各种门类、各种载体的档案，包括文书档案、科技档案、专业档案、声像档案、实物档案等。

2.涉及全县重大活动中形成的档案、各类专项档案，按照重大活动和专项工作要求，在工作结束后由立档单位完成整理归档的档案。如：专项学习教育、扫黑除恶专项斗争、疫情防控档案等。

3、移交档案单位移交纸质档案时，同步移交档案的数字化成果，包括电子目录及纸质版目录、开放档案、内控档案、解密档案目录。

（二）移交程序

1.移交单位在移交档案前，应与县档案馆联系（联系人：陈婷，联系电话：0917-4241672   18991575791）。经接收人员对所有移交的档案、检索工具、数据质量进行初检，初检符合进馆要求后，由移交单位向县档案馆提出移交申请。

2.移交档案，经档案馆工作人员检查验收合格后，方能办理档案进馆手续；不合格的，一律重新整改，符合要求后方可办理进馆手续。

3.移交档案进馆时，移交单位将移交的档案、目录、数字化成果必须全部移交进馆。交接时，双方根据《移交档案数量统计表》逐一清点，并由移交单位填写《档案交接文据》和《纸质档案数字化成果交接文据》，双方核对无误后，在移交文据上签字盖章。《档案交接文据》和《纸质档案数字化成果交接文据》一式三份，移交单位保存一份，县档案馆保存两份。

4.档案移交进库房，由交接双方共同将纸质档案有序搬进文书档案库房内，分别存放到指定的区域，交接双方再次清点档案数量，确保档案交接工作安全。

三、相关要求

（一）高度重视档案交接。移交单位要高度重视，明确专人负责，严格时限、质量和程序，扎实做好各项工作，确保高质量、高标准完成档案移交工作。

（二）严格执行交接时限。各移交单位从2023年3月1日开始移交至2023年11月30日结束，具体移交单位名单（见附件1），移交单位要确定移交时限，按期保质保量完成到期档案移交工作。

（三）对未按时移交档案的镇和部门，所造成的档案的遗失、损毁及其他失误失职，造成严重后果的，由各立档单位自行负责，按《档案法》严肃处理，追究相关人员责任。此项工作列入档案工作岗位责任考核内容，对年内未完成移交工作的单位，在档案考核工作中将实行一票否决。

附件：1《2023年度拟接收档案单位名单》

附件：2《档案盒盒脊式样》

附件：3《归档文件目录式样》

附件：4《归档文件目录封面式样》

附件：5《移交封面式样》

附件：6《目录夹册脊式样》

附件：7《历年档案数字统计表》

附件：8《档案交接文据》

                           千阳县档案馆

2023年2月14日

附件1

2023年度拟接收档案单位名单

县机关工委、县委党校、县总工会、团县委、妇联、县发改局、  县民政局、  县人社局、 县水利局、 县交通局、县自然资源局、县卫健局、 县供销联社、张家塬镇、水沟镇